Política de Protección de Datos Personales
1. ALCANCE Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ENVIVO SAS, (en adelante LA EMPRESA).
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ENVIVO SAS correo [email protected] teléfono 7586860
3. TRATAMIENTO LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores, accionistas, clientes y proveedores.
4. FINALIDAD Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes finalidades: Para el envío de información a clientes, trabajadores, proveedores y accionistas; Para la correcta ejecución de las tareas de entrenamiento individual y corporativo que realiza ENVIVO SAS con sus clientes. Para los procesos de seguimiento y coaching que las actividades de entrenamiento y consultoría generan para garantizar los resultados de las matodologías aplicadas.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. • Solicitar prueba de la autorización otorgada. • Ser informado, previa solicitud, del uso dado a sus datos personales. • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley de Habeas Data. • Revocar su autorización y solicitar la supresión de datos personales por infracciones legales y constitucionales. • Acceder de forma gratuita a datos personales objeto de tratamiento.
7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA La División Administrativa de ENVIVO SAS tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la División Administrativa y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. La División Administrativa de ENVIVO SAS también ha sido designada por LA EMPRESA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
8. AUTORIZACIÓN LA EMPRESA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE. De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con : . Origen racial o étnico. . Orientación política. . Convicciones religiosas / filosóficas. . Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos. . Salud. . Vida sexual. . Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto). El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. La empresa ENVIVO SAS bajo ninguna motivo realiza recolección, levantamiento ni tratamiento de datos sensibles.
10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES ENVIVO SAS no realiza levantamiento, recolección, ni tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
11.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: En qué consiste el trámite? El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de los medios indicados más adelante: . Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento. . Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales. . Información respecto del uso que se le ha dado por LA EMPRESA a sus datos personales. Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas: LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas: . Comunicación dirigida a ENVIVO SAS Cra. 19 # 39A – 19 oficina 404, en la ciudad de Bogotá D.C. . Solicitud presentada al correo electrónico: [email protected] Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA: Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS: ¿En qué consiste el trámite? El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante: . La corrección o actualización de la información. . La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. . Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos: LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación: . Comunicación dirigida a ENVIVO SAS Cra. 19 # 39A – 19 oficina 404, en la ciudad de Bogotá D.C. . Solicitud presentada al correo electrónico: [email protected] Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA: Si la queja o reclamo se presentan incompletos, LA EMPRESA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se ntenderá que ha desistido de la queja o reclamo. En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la División Administrativa de ENVIVO SAS, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA EMPRESA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de LA EMPRESA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
13. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
14. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES LA EMPRESA podrá revelar a sus compañías vinculadas, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. Igualmente LA EMPRESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA EMPRESA; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información. En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado: . Dar Tratamiento, a nombre de LA EMPRESA a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan. . Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales. . Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
15. LEGISLACIÓN APLICABLE Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
16. VIGENCIA Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 28 de septiembre de 2014