Mucha reunión y poca planeación

Siete de cada 10 reuniones, no sirven para nada. 

Lo dice un estudio de la Universidad de Harvard.

 

Cuando el público va a una obra de teatro, o a un concierto, sin importar quien sea el artista protagonista en esa jornada, va porque quiere en primera instancia, divertirse. Además, hacerlo con la música o el tipo de historias que más le gusta y, tercero, quiere que ese artista le de las emociones que espera. En su procesos de planeación los artistas ensayan para garantizarle al público lo que se promete. 

 

¿Qué es un ensayo (en música o en teatro)?

Es una reunión en donde los artistas planean cómo van a trabajar acerca de la obra que están ensamblando. Un espacio en donde todos van a aprender entre todos, más allá de mostrar cuánto saben de su quehacer. Un momento en donde se desarrollan conversaciones (difíciles, en ocasiones), y dónde se hacen todas las preguntas acerca de la forma como debe interpretarse cada obra; o la forma cómo deben emocionarse para contagiar al público; o resolver esas dudas técnicas que desde lo individual aún no han podido resolverse. Incluso, llega a ser un espacio donde se limpian las asperezas que por motivos del trabajo cotidiano van surgiendo entre los miembros del equipo.

Se piensa que entre más se ensaye, más cerca a la perfección estará la ejecución final. Sin embargo, no siempre es así. ¿De qué depende? De la manera cómo están estructurados los ensayos.  No hay ensayo que no trabaje en pro de planear muy bien lo que debe suceder durante un concierto o gala teatral. Hasta para improvisar, los equipos ensayan.

 

¿Qué se necesita para que un ensayo funcione?

Tener muy claro el plan estratégico (plan a largo plazo). En el caso de la música y el teatro, el largo plazo no se define como esa línea de tiempo de más de tres años para lograr un objetivo, sino la línea de tiempo que requiere una programación para ser preparada. Eso determinará el número de ensayos mínimo que se requieren. No siempre se cuenta con mucho tiempo para los ensayos, entonces estos tienen que estar muy bien planeados y preparados.

Cada miembro del equipo debe tener claro cuál es su rol dentro del ensamble y sobre esa claridad, trabajar de manera individual hasta lograr el nivel técnico que la obra (y el ensayo) necesitan. Es un trabajo que –sí o sí– debe realizarse, luego cada miembro tiene una responsabilidad alta y definida para que el ensayo funcione. No es solo un problema de quien dirige el ensayo.

Hay dos cosas clave que quien dirige el ensayo exige para que este funcione: la preparación técnica individual (junto con una lista de propuestas interpretativas de parte de cada uno), y la puntualidad. Tanto para la llegada como para la salida del ensayo. Si alguna de estas dos falla, el ensayo no va a dar los resultados esperados. En ocasiones, se cancela el ensayo y se penaliza a quien haya incumplido, con el costo que esto tiene, pero se busca lograr la disciplina adecuada. Es muy extraño que se llame a nuevos ensayos de manera desprevenida.

Por lo general se trabaja primero en los aspectos o pasajes más complicados -tanto técnica como emocionalmente- de las obras, para luego ir armando el rompecabezas hasta lograr el ensamble completo. 

En el ensayo se trabaja lo que está planeado.  Ni más ni  menos. No se desvía la reunión a temas que no están contemplados para la misma. Si eso sucede, se programa otra reunión para tratar ese tema imprevisto.

Le corresponde al director del ensayo ser muy hábil para encuadrar todas las variables que necesita. La administración del tiempo es de las más importantes, seguida por la capacidad de reorientar las conversaciones cuando estas van por un camino distinto al inicialmente trazado. 

Los ensayos son reuniones que tienen mucho sentido para el grupo porque entre ensayo y ensayo se van evidenciando los avances y el crecimiento, situación que ayuda a elevar la motivación. No tiene sentido programar muchos ensayos si no hay sentido de la planeación. Entre más motivación haya, la posibilidad de que la presentación al público sea perfecta es más alta. 

 

¿Qué puede aprender el ámbito corporativo de los ensayos para sus reuniones?

 

Antes de:

1. Definir muy bien el norte del proyecto (planeación).
2. Calcular el número de reuniones que este necesita,  y diseñar la manera como debe funcionar cada una.
3.  Informar al grupo con antelación.
4. Tener muy claro cuál es el rol de cada participante y comunicar con total claridad y oportunidad qué necesita este preparar antes de la reunión. Asegurarse de que esa preparación valga la pena.
5. Exigir las tareas bien hechas y puntualidad.

 

Durante:

1. Explicar en detalle cómo va a funcionar la reunión, con tiempos y objetivos (o entregables) concretos.
2. Dar cauce a la reunión.
3. Permitir las conversaciones cuando estas sean necesarias, pero a su vez, encauzar la reunión cuando éstas se salen de su curso por falta de coordinación.
4. Dar cierre a la reunión con los logros alcanzados y las tareas pendientes para la siguiente.

 

Luego de:

1. Recordar pendientes a tener listos en la siguiente jornada colectiva.
2. Planeación de la siguiente reunión con el tiempo suficiente.

 

¡Ah! En los ensayos todos participan, y las reuniones (así se sean de planeación) no deben ser eternas.